Hoy en día el modo de trabajo se ha modificado gracias a la tecnología, por ejemplo, hay quienes realizan sus actividades desde casa, otros que, de manera tradicional, se transportan hasta las instalaciones y luego están aquellas personas que deben viajar constantemente de una localidad, ciudad o país para supervisar o ejecutar ciertas actividades, lo cual requiere de un protocolo bien establecido para que realice sus funciones sin ningún problema y si llegase a presentarse, resolverlo de la mejor manera, pero ¿qué puedo hacer para proteger a mi colaborador?
A continuación, te contamos un poco sobre los Seguros Empresariales y los protocolos de imprevistos.
Seguros empresariales y de viaje
Como cualquier empresa, esta debe de proteger su patrimonio ante escenarios que pudiesen ponerlo en peligro y para ello es necesario contratar un Seguro Empresarial, los cuales brindan protección a los bienes materiales de los comercios y empresas, enfocándose a daños a la propiedad, responsabilidad civil, vehículos, etc., y es en el de Responsabilidad Civil donde los colaboradores deben estar 100% protegidos mientras realizan sus labores.
Además del Seguro de Responsabilidad Civil, otra póliza que protege a tu colaborador es la de viaje, los cuales se pueden contratar por el número de semanas o meses que dure su estancia. En ocasiones incluyen una suma para gastos médicos mayores, gastos por pérdida de equipaje, gastos por robo de tarjeta de crédito o documentos y la póliza se realiza de acuerdo a las necesidades de tus colaboradores, o sea que puede ser totalmente personalizable.
¿Qué contemplar y cómo crear un protocolo de viaje para mis colaboradores?
Ahora conoces los seguros que pueden hacer de la estancia de tu colaborador algo más cómodo, pero ¿cuál es mi trabajo cómo empresa para poder apoyarlo? Es obligación de la empresa crear un protocolo que abarque aspectos antes y durante la estancia, cómo proporcionar información adecuada al trabajador antes de que se desplace al destino, cómo reaccionar ante alguna emergencia, disponer de datos suficientes para hacerse una idea de las circunstancias que acompañan el viaje, el tiempo que estará fuera, cuáles son gastos propios y cuáles cubre la empresa y a veces, material para entender la cultura del destino a donde se dirige.
Un plan de gestión de riesgos incluye factores relacionados con la valoración, divulgación, mitigación, monitorización y respuesta del riesgo. También debe contener directrices para tratar la previsión, planificación y ejecución de medidas.
Para nosotros, un buen protocolo consta de 5 pasos que son:
1.- Proceso de aprobación: Donde se define el tiempo de duración de los viajes, motivos de aprobación, tiempo de antelación para su aprobación, tipo de transporte y clase, presupuesto de gastos e incluso, y de ser posible, la frecuencia. Además de saber si será el colaborador quién realice todos los trámites o será alguien más.
2.- Información sobre el hospedaje: En ocasiones las empresas sostienen convenios con otras organizaciones que facilitan su estancia en otros países. Aquí se deben definir el tipo de habitación, servicios que incluye, cuáles son adicionales, presupuestos y reembolsos.
3.- Medios de transporte: De entrada, se contemplan los boletos del traslado principal como autobús, avión, etc., pero no la forma en la que te transportas dentro de la ciudad, ya sea metro, autobús, taxis, entre otros, por lo que es importante incluirlo en el plan y contemplar presupuestos.
4.- Lista de proveedores: Revisa la posibilidad de que una ciudad que visite se vuelva frecuente, por lo que la empresa ya tenga previamente establecida una lista de proveedores con los cuales contar, algo que le ayudará a conseguir ciertos beneficios y ofertas que darán un mayor control sobre los gastos y ahorrar tiempo en trámites.
5.- Llevar un control de gastos: ¡No lo olvides! Es importante que cada viaje represente una inversión y no un gasto sin sentido, por eso deben hacerse sólo los verdaderamente necesarios y que tengan un alto nivel de posibilidad de éxito. Aquí se definirá si tu colaborador tendrá acceso a una tarjeta de crédito corporativa, si se le entregará efectivo o si los gastos serán reembolsados.
Si tienes dudas o te gustaría conocer más sobre los Seguros Empresariales o de Viaje, acércate a uno de los asesores de G&G, seguramente tenemos el plan ideal para ti y sus necesidades.
